Financiële administratie
Financiële administratie
De Parkinson Vereniging heeft als uitgangspunt één uniform financieel administratie systeem voor alle Parkinson Cafés, waarbij de gelden op de bankrekening van de vereniging staan, per café geoormerkt.
Het te gebruiken bankrekeningnummer is voor alle Parkinson Cafés:
NL40 RABO 0156 9062 44 ten name van de Parkinson Vereniging te Bunnik.
Voor vragen over de financiële verantwoording kan er contact worden opgenomen met de financieel medewerker van het verenigingsbureau.
Begroting / Aanvraagformulier subsidie
De begroting is een overzicht waarin wordt aangegeven hoeveel en welke activiteiten/ bijeenkomsten het Parkinson Café in het komende jaar wil gaan organiseren en welke kosten daarmee gemoeid zijn. Als het programma nog niet voor het gehele jaar bekend is, kan een schatting worden gemaakt van de activiteiten en kosten om een begroting te kunnen opstellen.
Het aanvraagformulier voor subsidie kan ook gedurende het jaar ingediend worden.
Activiteitenverslag
Aan het einde van het jaar wordt in de vorm van een kort inhoudelijk activiteitenverslag aangegeven wat er in het afgelopen jaar is uitgevoerd.
Alle subsidiemogelijkheden voor de Cafés staan hieronder in schema:
| Subsidie | Bedrag | Frequentie |
| Opstartsubsidie | € 250 | Eenmalig bij het opstarten van het café in plaats van de reguliere subsidie van € 75 (zie hieronder) |
| Subsidie bijeenkomsten | € 75 (organisatie incl. eventuele reiskosten) | Per gehouden bijeenkomst in het Café, met een maximum van 12 en een minimum van 4 bijeenkomsten per jaar |
| Subsidie feestelijke bijeenkomst | € 150 | Eenmaal per jaar (in plaats van de reguliere subsidie). Voor een speciale, feestelijke bijeenkomst |
Samen organiseren
Er kan voor worden gekozen om één bijeenkomst te organiseren met verschillende Parkinson Cafés. De cafés die gezamenlijk deze bijeenkomst organiseren, kunnen hiervoor de reguliere subsidie van € 75,00 per bijeenkomst aanvragen. Dit geldt dan als een van de maximaal 12 bijeenkomsten in het jaar.
Niet-bestede deel
Het niet-bestede deel van de aangevraagde subsidie bij de Parkinson Vereniging vloeit terug naar de algemene middelen van de vereniging. Het niet-bestede bedrag vervalt derhalve en wordt niet toegevoegd aan het saldo van het café ter besteding in een volgend jaar.
Een voorbeeld
Bijvoorbeeld: u heeft een subsidieaanvraag bij de Parkinson Vereniging voor 10 bijeenkomsten in 2023, dan wordt er op 1 januari 2023 een bedrag van € 750,00 (10*€ 75,00 subsidie per bijeenkomst) toegevoegd aan uw saldo. Indien op 31-12-2023 blijkt dat uw Café in 2023 minder dan € 750,00 heeft besteed, dan zal het verschilbedrag niet als saldo blijven staan, maar terugvloeien naar de algemene middelen van de Parkinson Vereniging.
Lokale fondsenwerving
Het staat PC-teams vrij om lokaal fondsen te werven bij derden onder de naam van de Parkinson Vereniging. Na ontvangst van eventuele giften verzendt de penningmeester van het Parkinson Café bedankbrieven voor de gift aan de donateur. Hierom is het belangrijk dat donateurs/sponsoren duidelijk de naam van het café vermelden in de omschrijving bij de overboeking!
Tips voor het aanvragen van subsidie bij derden
Bijvoorbeeld een subsidie aanvragen bij de gemeente of een verzoek om sponsoring (eventueel in natura) doen bij plaatselijke ondernemingen. Denk ook aan:
- De organisatie waarmee de coördinator samenwerkt (vaak de locatie waar het Parkinson Café gehouden wordt). Zorginstellingen ontvangen gelden voor dit soort initiatieven. Ook buurthuizen en dienstencentra ontvangen speciale subsidies om bijzondere doelgroepen ruimte te bieden
- De plaatselijke gemeenten verstrekken vaak subsidies (bijvoorbeeld uit de WMO-pot)
- Lokale fondsen
- Lokale banken, lokaal opererende serviceclubs (zoals Rotary, Lions en dergelijke) of plaatselijke ondernemers die de doelgroep een warm hart toedragen.
Praktische informatie waaraan de meeste aanvragen moeten voldoen vindt u in onderstaand document.
Simpled Card
De penningmeesters van de Parkinson Cafés kunnen (kleine) uitgaven doen met behulp van een betaalkaart van Simpled Card. Een vrijwilliger hoeft bij een betaling dan niet zelf geld voor te schieten of vanaf een privérekening te betalen.
Financiële overzichten en kasgelden
Eenmaal per maand ontvangt de penningmeester een overzicht in Excel, waarin het saldo van het Parkinson Café en de mutaties te zien zijn. Aanbevolen wordt om zo min mogelijk contant geld aan te houden, maar het te storten op de bankrekening. In geval van veel(vuldig) kasgeld wordt aangeraden een kasboek bij te houden.
Giften
Op het moment dat er een gift wordt ontvangen voor een café, wordt de penningmeester van het betreffende café hiervan op de hoogte gesteld door de financieel medewerker van het verenigingsbureau.
Bedankbrieven
Bedankbrieven versturen voor giften is belangrijk om zo zorgvuldig om te gaan met de relatie met de donateurs/sponsoren. U kunt een bedankbrief downloaden.
Financiële overzichten en kasgelden
Het financieel overzichten in Excel is beschikbaar in de week na afloop van de maand. Kasgelden die bijvoorbeeld ontvangen zijn tijdens bijeenkomsten kunnen gestort worden op het rekeningnummer onder vermelding van ‘kasstorting + naam Parkinson Café’.
Kasboek
Een voorbeeld voor een kasboek kunt u downloaden. Met klem wordt aanbevolen om een dergelijk kasboek bij te houden en (vanwege eisen van de accountant) minimaal tweemaal per jaar een kascontrole te laten uitvoeren door twee personen van het PC-team, de uitkomst hiervan te registreren en te delen met het verenigingsbureau.
Overzicht van de financiële situatie
Dit is een opsomming van het saldo van het café en de aanwezige kasgelden. Ook worden alle (vaste) activa (de bezittingen zoals bijvoorbeeld een laptop, beamer, geluidsapparatuur) van het Parkinson Café in kaart gebracht.
Betalen met QR-code
Penningmeesters van een Parkinson Café kunnen een QR-code aanvragen bij Martina@parkinson-vereniging.nl. Het voordeel van deze code is dat het Café tegemoet komt aan de bezoekers die geen contact geld bij zich hebben én er minder contant geld in omloop is binnen het Parkinson Café.
Zo werkt het: Bezoekers scannen met hun mobiele telefoon de QR-code, voeren het gewenste bedrag in, kiezen hun bank (b.v. ABN AMRO) en drukken op betalen. Tenslotte accorderen bezoekers de transactie in de eigen bankaccount.
Op het financiële overzicht aan het eind van de maand staat het bijgeschreven totaal bedrag van contante betalingen (via QR-code) van die maand. Het is niet mogelijk een eigen omschrijving te kiezen
Op het bankafschrift staat bij de betaling Parkinson Vereniging by Buckaroo en als omschrijving staat het Parkinson Café vermeld.